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大規模修繕に関するマメ知識やイベントなど最新情報をお届けします！

マンション経営をしていると、いずれ必ず向き合うことになるのが「大規模修繕」です。

規模も金額も大きく、「考えるだけで少し気が重い・・・」と感じるオーナー様も多いのではないでしょうか。

大規模修繕では、工事内容や費用だけでなく、「どのような話し合いをして、どうやって決めたのか」という過程がとても大切になります。

その判断の積み重ねを形として残すのが「議事録」です。

この記事では、マンションオーナー・理事・管理組合役員の方に向けて、大規模修繕における議事録の役割や作成時のポイント、そしてすぐに使える議事録テンプレートを、できるだけ分かりやすく解説していきます。

少し肩の力を抜いて、参考にしてただければ嬉しいです！

 

1.なぜ大規模修繕で議事録が重要なのか？

 

 

     

 

大規模修繕工事には、次のような特徴があります。

 

・工事金額が高額（数千万円～数億円程度）

・工期が長い

・専門的な内容が多く、人によって理解に差が出やすい

・意見の食い違いが起こりやすい

こうした状況で、「誰が」「いつ」「何を説明し」「どんな結論になったのか」をきちんと残しておかないと、

 

・「そんな話は聞いていない」

・「その決定には納得していない」

・「後から話が変わっている」

といった声が出てくることもあります。

 

実際、ここからトラブルに発展してしまうケースも少なくありません。

議事録は単なる会議メモではなく、合意内容を後から確認できる大切な記録です。

特に、

・修繕委員会、理事会での方針決定

・総会での工事決議

・仕様変更や追加工事の承認

・工事費が増減する場合の説明

 

こうした場面では、「きちんと議事録が残っているかどうか」で安心感が大きく変わってきますよね。

 

 

 

2.議事録が不十分な場合に起こりやすいトラブル

 

 

 

では、議事録が曖昧だったり、きちんと作られていなかったりすると、どんなことが起こりやすいのでしょうか？

 

（1）決定事項が曖昧になる

「検討する」「前向きに考える」といった表現だけが残り、最終的な結論が書かれていないと、後から解釈が分かれてしまいます。

「結局どうなったんだっけ？」という状態は避けたいところですよね。

 

（2）理事・役員交代時に引き継げない

大規模修繕は年単位で進むことが多く、途中で理事や委員が交代することも珍しくありません。

議事録が整理されていないと、なぜその方針になったのか分からないという事態になってしまいます。

 

（3）施工会社・コンサルとの認識違い

口頭でのやり取りだけだと、「言った・言わない」の話になりがちです。

その点、議事録があれば、共通認識を確認する材料として役立ちます。

 

 

 

3.大規模修繕の議事録に必ず入れたい基本項目

 

大規模修繕の議事録では、最低限、次の項目は押さえておきたいところです。

〇会議名（例：第3回　大規模修繕委員会）

〇開催日時・場所

〇出席者・欠席者（役職・会社名含む）

〇議題（議案）

〇各議題の説明内容（要点）

〇質疑応答の概要

〇決定事項・承認事項

〇継続検討事項や次回までの宿題

〇次回開催予定

〇作成日・作成者

特に大切なのは、「決まったこと」と「まだ決まっていないこと」をはっきり分けて書くことです。

ここが曖昧だと、後々混乱しやすくなります。

 

 

 

4.議事録作成時の実務的なポイント

 

 

 

（1）まずは結論を分かりやすく

議論の流れを細かく書くよりも、

・何が決まったのか

・何が保留なのか

・誰が何をするのか

を先に押さえておくと、読み返した時にも分かりやすくなります。

 

（2）数値や条件はできるだけ具体的に

「だいたい」「概算で」といった表現は便利ですが、後から見ると不安になることもあります。

金額・数量・工期などは、分かる範囲で具体的に書いておくと安心です。

 

（3）感情は書かず、事実を淡々と

議事録は公式な記録なので、「強く反対した」「不満が噴出した」といった表現は控え、

・〇〇について反対意見があった

・質疑応答が行われた

といった書き方にとどめておくのが無難でしょう

 

（4）専門用語にはひとこと補足を

大規模修繕では、専門用語が多くなりがちです。

簡単な補足を入れておくと、後から見返した時にも親切ですね。

 

 

5.大規模修繕　議事録テンプレート（例）

 

 

 

こちらは、そのまま使える基本的な議事録テンプレート例です！

 

会議名：第〇回　大規模修繕委員会

開催日時：令和〇年〇月〇日（〇）　〇時〇分～〇時〇分

開催場所：管理組合集会室

出席者：

・管理組合：理事長〇〇、理事〇〇

・修繕委員：〇〇、〇〇

・設計コンサルタント：〇〇設計　〇〇

・施工会社：〇〇建設　〇〇

欠席者：〇〇

---

議題1：工事仕様書（案）について

説明内容：設計コンサルタントより、外壁補修・防水工事の仕様概要について説明があった。

主な質疑応答：

・外壁タイル補修範囲について質問あり。

決定事項：

・掲示された仕様書（案）を次回総会提出用として承諾する。

---

議題2：工事金額の概算について

説明内容：施工会社より概算金額〇〇円（税別）の掲示があった。

決定事項：

・概算金額について了承し、詳細見積の提出を依頼する。

---

次回開催予定：令和〇年〇月〇日（〇）

作成日：令和〇年〇月〇日

作成者：〇〇

 

 

 

6.議事録作成をさらに質の高いものにするための注意点

 

 

 

 

ここまで基本を押さえましたが、大規模修繕ではもう一歩踏み込んだ配慮も大切になってきます！

 

（1）賛否が分かれた場合は、その事実を残す

全員の発言を書く必要はありませんが、意見が分かれた議題だったことは記録しておきたいところです。

「一部反対意見があったが、多数意見により承認された」など、結論に至る流れが分かると、後から見た時も納得しやすいですよね。

 

（2）条件付き承認は条件まで書く

「見積提出を条件に了承」「総会決議を前提に進める」といった場合は、何を条件としているのかまでしっかり描いておくと安心です。

 

（3）使った資料を明確にする

「資料2　概算見積書（第1版）」など、使用資料を明記しておくと、議事録の信頼性がぐっと高まります。

 

（4）確認フローを決めておく

作成後は、理事長や委員長が内容を確認する流れを作っておくと、記載ミスや認識違いを防ぎやすくなります。

 

 

 

7.議事録は「残す」だけではなく「共有」する

 

 

 

議事録は作って終わりではありません！

 

・理事会・委員会メンバーへの共有

・区分所有者への開示

・総会資料としての添付

 

など、きちんと共有することで、管理組合への信頼にも繋がります。

 

 

8.まとめ

 

 

大規模修繕の議事録は、

・話し合いの内容を整理する

・トラブルを未然に防ぐ

・管理組合運営の透明性を高める

といった、大切な役割を担っています。

少し意識するだけでも、議事録の質はぐっと良くなります。

これから大規模修繕を控えているオーナー様は、ぜひ今回の内容を参考に、「後から見て安心できる議事録」を残していってくださいね！

 

 

横浜市でアパート・マンションの大規模修繕、外壁塗装、防水工事を検討している方は、

是非この記事を参考にしてくださいね！

 

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